Модуль “Інтеграція BAS з Вчасно.Кадри”

Інтеграція дозволяє чітко розмежувати зони відповідальності співробітників без необхідності дублювати інформацію вручну:

1. Зона кандидата / працівника:

• Дистанційне заповнення анкетних даних та надання персональних документів (зокрема із залученням сервісу Дія.Шеринг).

• Ознайомлення з кадровими документами та їх підписання за допомогою КЕП/ЕП у мобільному застосунку чи веб-версії Вчасно.Кадри.
   

1. Зона рекрутера:

• Створення задач на прийом кандидатів та первинне збирання анкет у Вчасно.Кадри без надання рекрутеру доступу до системи BAS.
   

1. Зона кадрового спеціаліста (BАS):

• Робота у звичному інтерфейсі BAS.

• Автоматичне отримання даних анкет із Вчасно.Кадри та формування кадрових документів.

• Пакетна перевірка, редагування та вивантаження готових друкованих форм на підпис у Вчасно.Кадри безпосередньо з BAS.
   

1. Автоматичний коннектор:

• Автоматично створює та оновлює картки фізичних осіб і співробітників у BAS.

• Синхронізує статуси підписання документів 

​

Модуль забезпечує автоматичне завантаження персональних даних, зібраних у Вчасно.Кадри, та створює картки “Фізична особа” та/або “Співробітник” у BAS.

Завантажуються такі структуровані блоки даних:

• Загальні відомості: ПІБ, дата народження, стать.

• Податкові та ідентифікаційні дані: РНОКПП, паспортні дані 

• Контактна інформація: номер мобільного телефону, адреса електронної пошти, адреса реєстрації та фактичного проживання.

• Освіта та сімейний стан: відомості про навчальні заклади, спеціальність, склад сім'ї та наявність дітей.

• Додаткові відомості: інші дані, передбачені профілем працівника.

Модуль забезпечує чіткий розподіл і автоматичну передачу даних між системами залежно від типу кадрової події:

• Прийом на работу: створення документа “Прийом на роботу” у BAS на основі анкетних даних та автоматичне надсилання сформованого пакета документів на підпис у Вчасно.Кадри.

• Кадрові переведення: формування документа кадрового переведення в BAS з подальшою передачею наказів та заяв на підпис у Вчасно.Кадри.

• Оформлення відпусток: подання заявки працівником у Вчасно.Кадри ➔ створення задачі після її погодження ➔ автоматична передача даних у BAS з генерацією та проведенням відповідного документа “Відпустка”.

• Звільнення: створення документу про звільнення в BAS із фіксацією дати та підстави/статті та автоматичне вивантаження всього пакета документів на підпис у Вчасно.Кадри.

Головна перевага модуля - повна сумісність із будь-якими доопрацьованими та специфічними друкованими формами вашої бази BAS. Компаніям не потрібно змінювати свої звичні шаблони наказів чи договорів - модуль працює з тими макетами, які вже адаптовані під ваші бізнес-процеси.

Модуль містить спеціальний довідник ”Друковані форми для передачі у Вчасно.Кадри”, який дозволяє гнучко налаштувати правила для кожного документа:

• Вибір форм для інтеграції: визначення, які саме друковані форми підлягають передачі у Вчасно.Кадри, а які залишаються тільки в BAS.

• Маршрути підписання: налаштування щодо підпису від представника роботодавця для конкретних видів документів (точкове коригування за потреби або додавання підписантів).

• Синхронізація назв: встановлення точної відповідності між назвами макетів у BAS та підсумковими найменуваннями документів у Вчасно.Кадри.

• Точкове редагування та контроль: кадровий спеціаліст має можливість переглянути та відредагувати зміст будь-якого документа безпосередньо в BAS перед формуванням та відправкою пакета у Вчасно.Кадри. Це гарантує 100% точність перед надсиланням співробітнику на підпис.

• Зручна обробка відправки: з кадрового документа або спеціальної задачі користувач відкриває задачу на відправку, бачить повний перелік підготовлених документів.

• Автоматичний маршрут підписання: під час відправки автоматично визначаються підписанти.

• Зворотний зв'язок та статус: у BAS фіксуються статуси передачі та підписання. Після підписання документа з двох сторін у BAS автоматично повертається відмітка про успішне завершення задачі.

• Первинне вивантаження: для компаній, які переходять на Вчасно.Кадри, модуль забезпечує одноразове вивантаження з BAS існуючого штату працівників та залишків їхніх відпусток. Це виключає потребу ручного введення даних.

• Двостороння синхронізація персональних даних співробітників: при зміні ПІБ, паспортних даних, адреси чи інших відомостей у Вчасно.Кадри, оновлені дані автоматично синхронізуються з BAS.

.

.

1. Яке призначення має модуль “Інтеграція BAS з Вчасно.Кадри”для BAS?

Відповідь: Це спеціалізований модуль, який пов'язує вашу систему BAS із хмарним кабінетом Вчасно.Кадри. Він усуває рутину кадрового працівника, автоматично імпортуючи анкетні дані кандидатів, формуючи картки співробітників та обмінюючись електронними документами на підпис.

​

2. Як організовано щоденну взаємодію кадрової служби з модулем?

Відповідь: Схема роботи залежить від процесу:

• Прийом, переведення, звільнення: кадровий спеціаліст створює документи в BAS і через модуль пакет документів відправляється  на підпис у Вчасно.Кадри.

• Відпустки: працівник подає заявку у Вчасно.Кадри, а після погодження модуль автоматично створює документ “Відпустка” у BAS.

​

3. Чи необхідно спеціалісту з кадрів паралельно працювати у веб-кабінеті Вчасно.Кадри?

Відповідь: Ні, у цьому немає потреби. Увесь цикл кадрових операцій - виконується виключно з звичного інтерфейсу BAS.

​

4. Як швидко перенести накопичену базу працівників під час запуску сервісу?

Відповідь: У модулі передбачено функціонал первинної міграції. Вона дозволяє в один клік перенести з BAS у Вчасно.Кадри весь діючий штат зі збереженням персональних даних та залишків відпусток.

​

5. Що відбувається при зміні персональних даних працівника (наприклад, прізвища чи адреси)?

Відповідь: Модуль підтримує автоматичне оновлення відомостей. Якщо у Вчасно.Кадри вносяться нові дані, коннектор синхронізує їх із картками “Фізична особа” та “Співробітники” у BAS без необхідності виправлень вручну.

​

6. Чи є обмеження щодо переліку кадрових документів для передачі?

Відповідь: Жодних обмежень немає. Ви можете вивантажувати як стандартизовані накази чи заяви, так і будь-які довільні макети: строкові/безстрокові трудові договори, угоди про конфіденційність (NDA), згоди на обробку персональних даних тощо.

​

7. Чи є можливість адаптувати модуль під специфіку кадрового обліку нашого підприємства?

Відповідь: Так, модуль можна гнучко налаштувати під ваші унікальні друковані форми, кастомні маршрути погодження та додаткові правила кадрового чи зарплатного обліку в BAS.